Zaman Yönetimi

 

Yaşadığımız her anın bir anlamı vardır ve önemli olan bu zamanın değerini bilmek olduğu gibi değer verdiğimiz bu zamanı verimli geçirmektir. Zaman yönetimi kişinin kendi karakterine göre yön verdiği ve kişiden kişiye göre değişkenlik gösteren bir olgu, bu yüzden öncelikle kendinizle baş başa kalıp zamanınızı nasıl kullanmak istediğinize karar vermelisiniz.

Zamanı yönetmek önemli olduğuna hepimiz hem fikiriz ama asıl önemli olan zamanı iyi yönetmektir. Boşa geçirdiğimiz her bir saniye strese yol açabilir, doğru kullanmadığımız zaman olgusu yaptığımız aktiviteler de dahi başarısızlık yaratabilir. Şöyle çevrenize bir dönüp baktığınız da ‘’ zamanım yok’’ cümlesini birçok kişiden duyarsınız. Aslında bu zamanın olmadığından değil, zamanın yanlış kullanımından kaynaklanan bir durumdur.

Zaman yönetimi; kısaca doğru zamanda doğru aktivite yaparak zamanı verimli kullanmaktır. Meşgul olmakla günü etkili geçirmek çok farklı şey. Demek istediğimiz gün sonunda istediğiniz verimli sonucu alamayabilirsiniz. Bahsettiğimiz bu verimli zaman kullanımını gerçekleştiremediğimiz takdirde yaşayabileceğimiz sorunlar bulunuyor:

  • Hiçbirimizin içinde olmak istemeyeceği, kaçırılan randevular.
  • Sağlığımıza gerçek anlamda zarar veren, yüksek stres düzeyi.
  • Dikkat dağınıklığının da etkisi ile düşük ve verimsiz iş kalitesi.
  • Profesyonel itibarın akışı zayıf olması ve kariyerin ilerlememesi.

 

Verimli zaman yönetimi için sizlere ipucu vermek istiyoruz.

Öncelikle; yapmanız gereken hedefleri doğru belirleyin, bu hedefleri önceliklerine göre sıralayın. Sıraladığınız bu hedefler için zaman sınırı oluşturun. Zamanınızı planlarken uzun süreli olarak planlayın hatta telefonlarda bulunan takvimi, hatırlatma kısımlarını kullanın. Molalarınızın olmasına dikkat edin. Zorunlu  ya da gerekli görmediğiniz planları, aktiviteleri ayırın ve her şeyden önce bir güne başlarken neler yapmanız gerektiğine dair net bilgilerle başlamaya çalışın. Bunları gerçekleştirdiğinizde gün sonunda rahat bir nefes alıp, zamanınızı verimli kullandığınız için huzurlu hissedeceksiniz.

Bunların yanı sıra; Uzmanlar tarafından birçok yöntem geliştirilmiş hatta bu konu üzerinde eğitimlere bile birçok yerde rastlamış olabilirsiniz. Peki bu yöntemler neler? Gelin bir de bunlara göz atalım..

Kanban Tekniği

Kaban tekniği, 1940 yıllarında Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından oluşturulan bir teknik. Özellikle Japonlar tarafından kullanılan bu teknik çok eski bir geçmişe sahip ve çok verimli bir alternatif O zamanlarda asıl amacı fabrikada bulunan iş akışını daha kolay hale getirmektir, fakat şuan her bir iş alanında kullanılabilen bir tekniktir. Bu zaman yönetimi tekniğimiz 3 ana başlık halinde işlerimizi sıralayarak uygulanıyor.

  • İlk olarak ‘’Yapılacaklar’’ başlığı altında maddeler halinde yapacağınız işleri yazmanız gerekiyor.
  • İkinci bölümde ‘’Şuan Yapıyor Olduklarım’’ başlığı oluşturularak şuan yapmış olduğunuz işleri sıralıyorsunuz, yapacaklar kısmında şuan yaptığınız işleri de bu başlık altına eklemeniz gerekiyor.
  • Son olarak ‘’Yapıyor Olduklarım’’ kısmında bitirdiğiniz, ‘’Yaptıklarım’’ başlığı verdiğiniz bölüm oluyor ve bitirdiğiniz işlerinizi de bu ‘’ Yaptıklarım’’ kısmına eklemeniz gerekiyor. Bunları yaparken, bir defter ya da bilgisayarınıza not almanız sizin için daha iyi olacaktır. Amaç bitirdiğiniz işleri görüp daha fazla motive olarak kalan işleri daha yüksek bir moral ile bitirmektir.

 

Pomodora Tekniği

Pomodora tekniği, uzun yıllardır bilinen ve oldukça etkili zaman teknikleri arasında yer alıyor. Kullanımı ve adaptasyonu kolay olan bu teknik adını yazarın 90lı yıllarda domatese benzeyen bir zamanlayıcıdan alıyor. Yani bu tekniğin doğuşu zamanlayıcı kullanarak zamanı verimli kullanmayı amaçlayan bir sistem olarak biliniyor.

Bu teknik 30 dakikadan oluşuyor. Herhangi bir zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarlıyoruz ve her bir 25 dakikadan sonra 5’er dakikalık mola ekliyoruz. Bu 30 dakikalık teknik bir pomodora ediyor. Yapacağınız işin yoğunluğuna, uzunluğuna göre art arda 4 pomodora halinde zamanınızı yönetebilirsiniz. Her 4 pomodora ardından ise 20-30 dakikalık uzun molalar vermeniz öneriliyor.

Eisenhower Matrisi

Eski ABD başkanı Dwigh David Eisenhower tarafında gerçekleştirilen bu yöntem bana göre en verimli ve en kullanışlı olanı. Bu Eisenhower Matrisinde yapılması gereken işleri dört ana başlıkta ayırmak. Bunun amacı ise işleri aciliyet ve önemine göre sıralayarak zamanı verimli kullanmak.

  • Acil ve Önemli: Yapmakla yükümlü olduğunuz öncelikli işleri ve bitiş süresi yaklaşmış ertelenemeyecek işleri ifade ediyor.

 

  • Acil Değil ve Önemli: Hemen yapılması gerekli olamayan ama uzun vadede yapılması gereken işleri ifade etmek için kullanılıyor.

 

  • Acil ama Önemsiz: Sizin planınız dahilinde olmayan ama bir anda ortaya çıkan plansız hatta birçok kişinin canını sıkan işleri belirtiyor. Patronunuz tarafından gelen bir e-mail ya da bir telefon buna verilebilecek en iyi örnek.

 

  • Acil Değil ve Önemsiz: Yapsanız iyi olacak ama yapmadığınız takdirde de bir şey kaybetmeyeceğiniz işler bu başlık altında yer alıyor.

 

 

Genel baktığımızda yapılan bu metotların hepsini yazılı olarak görsel zekamıza hitap edecek şekilde olmalı, ve hepsi öncelikli işlerimizi sıralamaya yönelik olarak görülebiliyor. Bunun yanı sıra planlı ve düzenli olmak, gerçekten bu metotlardan herhangi birini düzenli kullanıyor olmanın önemi çok fazla. Artık 24 saat size yetebilir ve günü bitirdiğiniz de rahat nefes alabilirsiniz. Şimdi ‘’zamanım yok’’ klişelerini bırakmanın tam zamanı!